Hjälp › Styrelsen · Register och roller

Lägenheter, personer och byggnader

Håll föreningens register över byggnader, lägenheter, personer, boende, innehav och medlemskap aktuellt.

Registret är grunden för det mesta i Hemnavet. Det avgör vem som är boende och vem som är medlem, och därmed vem som ser vad i appen. Röstlängden till stämman räknas också fram ur registret. Du hittar registret under Register i menyn, med sidorna Lägenheter, Personer och Byggnader.

Hemnavet skiljer på fyra saker som ofta blandas ihop:

Begrepp	Vad det betyder
Person	En människa i registret. Hen kan finnas utan att ha ett konto i appen.
Boende	Att personen bor i en lägenhet, som delägare, hushållsmedlem eller andrahandshyresgäst.
Innehav	Att personen äger en andel av bostadsrätten, i procent.
Medlemskap	Att personen är medlem i föreningen, med datum för beslutet.

Allt har ett från-datum och kan ha ett till-datum. Rättigheterna i appen följer dagens datum.

Lägga upp fastighet, hus och port

Lägenheterna hör till en port, porten hör till ett hus och huset hör till en fastighet. Börja därför med byggnaderna. 1. Välj Register › Byggnader. 2. Tryck på Ny fastighet och fyll i Fastighetsbeteckning, till exempel "Stockholm Eken 1", och Kommun. 3. Tryck på Nytt hus, välj fastigheten och skriv ett Namn, till exempel "Hus A". 4. Tryck på Ny port och välj huset. Fyll i Gatuadress, Postnummer och Ort.

Med Ändra och Ta bort på varje rad rättar du uppgifterna. Du kan bara ta bort något som inget annat hänvisar till, till exempel ett hus utan portar.

Lägga till en lägenhet

Välj Register › Lägenheter.
Tryck på Ny lägenhet.
Välj Port och fyll i Lägenhetsnummer (föreningens).
Fyll gärna i Lantmäteriets nummer (fyra siffror), Typ (bostadsrätt, hyresrätt eller lokal), Våning, Rum, Area (m²) och Andelstal.
Tryck på Spara.

Har ni många lägenheter går det snabbare att importera dem från en fil med Importera. Läs mer i Import och export.

Tryck på en lägenhet i listan för att se dess sida. Där ser du boende, innehav, flyttar och en historik över ändringar.

Lägenhetens pärm från registret

Från lägenhetens sida kommer du direkt till pärmen för just den lägenheten. 1. Välj Register › Lägenheter. 2. Tryck på lägenheten i listan. 3. Tryck på Lägenhetspärm överst på sidan.

Pärmen öppnas med föreningens material och lägenhetens handlingar för lägenheten. Där kan du lägga till handlingar som hör till lägenheten, till exempel ett renoveringsbeslut. De boendes privata dokument ser du aldrig. Knappen visas för dig som får hantera lägenhetspärmarna, det vill säga styrelsen och förvaltaren. Läs mer i Dokument, lägenhetspärm och frågor och svar.

Lägga till en person i registret

Välj Register › Personer.
Tryck på Ny person.
Fyll i Namn. E-post, Telefon, Personnummer och Adress utanför föreningen är frivilliga.
Tryck på Spara.

Personnumret kontrolleras och krypteras. Det används för att hitta dubbletter och för röstlängden. Två personer kan inte ha samma personnummer.

Listan visar bara personer med en aktiv koppling till föreningen. Stäng av Bara aktiva för att se alla, även dem som har flyttat. En bock i kolumnen Konto betyder att personen har ett konto i appen. Saknas det kan du trycka på Bjud in på personens sida.

Personer tas aldrig bort ur registret. Historiken finns kvar, och gamla kontaktuppgifter gallras automatiskt. Läs mer i Händelselogg och personuppgifter.

Boende, innehav och medlemskap

Vid en vanlig överlåtelse använder du helst In- och utflytt, som ändrar allt på en gång. För enstaka rättelser gör du så här:

Öppna lägenheten under Register › Lägenheter.
Tryck på Lägg till vid Boende. Välj person, Boendetyp och datum.
Tryck på Lägg till vid Innehav. Välj person, Andel (%) och datum.

Medlemskap läggs till på personens sida: 1. Öppna personen under Register › Personer. 2. Tryck på Lägg till vid Medlemskap. 3. Fyll i Från, Beslutsdatum och vid behov en Anteckning.

När något upphör trycker du på Avsluta på raden och anger Sista dag. Rättigheterna som raden ger upphör efter den dagen, men raden finns kvar i historiken. Andelarna i en lägenhet kan inte bli mer än 100 % under samma period.

Vem får göra vad i registret

Du vill	Roll som behövs
Läsa registret	Styrelsen, förvaltare och revisor
Ändra registret	Styrelsen och förvaltare
Se och ändra skyddade uppgifter	Ordförande och föreningsadministratör

Alla som läser registret måste logga in med tvåstegsverifiering.

Skyddade personuppgifter

En person med skyddad identitet eller ett annat behov kan markeras som skyddad. Det gör ordförande eller föreningsadministratör. 1. Öppna personen och tryck på Ändra. 2. Kryssa i Skyddade personuppgifter. 3. Tryck på Spara.

En skyddad person syns aldrig för grannarna. Telefon, adress och personnummer visas bara för ordförande och föreningsadministratör. Andra i styrelsen ser ordet "Skyddad" i stället och kan inte ändra de fälten. Personen får märket Skyddade uppgifter.

Läs mer i In- och utflytt och Roller och behörigheter.