Hjälp › Styrelsen · Register och roller
Händelselogg och personuppgifter
Se vem som ändrat vad i föreningen, och hur Hemnavet hjälper föreningen att hantera personuppgifter enligt GDPR.
Hemnavet sparar en historik över väsentliga ändringar i föreningen: vem som gjorde vad och när. Historiken kan inte ändras i efterhand. Den hjälper styrelsen och revisorn att följa upp, och den visar att föreningen hanterar personuppgifter på ett ordnat sätt.
Händelseloggen kan läsas av styrelsen och revisorn.
Läsa händelseloggen
- Välj Inställningar › Händelselogg.
- Du ser de senaste händelserna, nyast först (högst 500 åt gången).
Filtrera händelseloggen
- Välj Område, till exempel Register och roller, Styrelsearbete eller Föreningsstämma.
- Skriv i Sök för att hitta en händelse eller en person, till exempel "export" eller ett namn.
- Välj datum i Från och Till om du vill se en viss period.
- Tryck på Filtrera. Med Rensa visas allt igen.
| Kolumn | Innehåll |
|---|---|
| Tid | När händelsen skedde |
| Vem | Personen som gjorde ändringen, eller "System" för automatiska händelser som gallring |
| Händelse | Vad som hände, till exempel "Person ändrad", "Roll tilldelad" eller "Registret exporterat", och området under |
| Detaljer | Till exempel vilken roll, vilka fält som ändrats eller vilket datum |
Loggen visar vilka fält som har ändrats, men aldrig de nya värdena för personuppgifter. Står det "telefon" vet du att telefonnumret har ändrats, men inte till vad.
Exempel på det som loggas: - Ändringar i registret: personer, lägenheter, boende, innehav och medlemskap - Roller som delas ut, ändras eller avslutas - Inbjudningar som skickas, skickas om, återkallas och accepteras - Flyttar som skapas, slutförs och avbryts - Import och export av registret - Gallring av personuppgifter - Stämmor, kallelser och fullmakter
Historik för en lägenhet eller person
Varje lägenhet och person har också en egen historik. 1. Öppna lägenheten under Register › Lägenheter eller personen under Register › Personer. 2. Längst ner finns rutan Historik med de senaste 50 händelserna.
Där ser du till exempel när en person rättade sina egna uppgifter, eller när en flytt slutfördes.
Gallringsregler
Hemnavet rensar uppgifter automatiskt enligt fasta regler. Gallringen körs varje timme.
| Uppgift | Det här händer |
|---|---|
| Person utan konto och utan koppling till föreningen | Telefon, adress, personnummer och e-post rensas två år efter att den sista kopplingen slutade. Namn och historik finns kvar. |
| Inbjudan som gått ut eller återkallats | Raderas 90 dagar efter att den gick ut. |
| Accepterad inbjudan | Länken raderas direkt. Raden finns kvar som historik. |
| Avslutad flytt | Finns kvar som lägenhetens historik. |
Med koppling menas boende, innehav, medlemskap eller ett uppdrag. En gallrad person får märket Gallrad med datum på sin sida. Personer tas aldrig bort helt, eftersom föreningens arkiv, protokoll och historik ska hänga ihop.
Rättelse och avslutat konto
Varje boende kan själv rätta sitt namn, sin e-post, telefon och adress och välja vad grannarna får se. Det görs under Mitt boende › Mina uppgifter. Personnummer och skyddade uppgifter rättas av styrelsen under Register › Personer. Läs mer i Grannar, mina uppgifter och föreningen.
Den som vill sluta använda Hemnavet kan avsluta sitt konto själv. Då raderas inloggningen, passkeys och tvåstegsverifieringen. Personen finns kvar i föreningens register som en del av arkivet, men utan koppling till något konto. Läs mer i Inloggning, passkey och tvåstegsverifiering.
Att avsluta kontot påverkar inte registret. Flyttar personen ut registrerar ni det som en utflytt.
Föreningen som personuppgiftsansvarig
Föreningen är personuppgiftsansvarig för registret och allt annat som föreningen lägger in i Hemnavet. Roligt AB, som driver Hemnavet, är personuppgiftsbiträde. Det regleras i personuppgiftsbiträdesavtalet, som är en del av villkoren på https://hemnavet.se/villkor.
Det betyder att det är föreningen som svarar när en boende vill veta vilka uppgifter föreningen har om hen, eller vill få dem rättade eller raderade. Så här hjälper Hemnavet till: - Registerutdrag: öppna personen under Register › Personer. Där ser du alla uppgifter, kopplingar och historik. - Utdrag i maskinläsbart format: exportera registret som JSON, se Import och export. - Rättelse: ändra uppgifterna med Ändra på personens sida. - Begränsad synlighet: markera personen med skyddade personuppgifter, se Lägenheter, personer och byggnader.
Personnummer, telefon och adresser lagras krypterade med en nyckel som är unik för föreningen. Alla som läser registret måste logga in med tvåstegsverifiering.
Läs mer i Roller och behörigheter.