Hjälp › Styrelsen · Styrelsearbete
Dokument, lägenhetspärm och frågor och svar
Lägg upp föreningens dokument med versioner, fyll lägenhetspärmarna med gemensamt material och skriv svar på vanliga frågor.
Styrelsen håller ordning på föreningens handlingar i tre delar av appen: Dokument för stadgar, regler och andra handlingar, Lägenhetspärm för material som hör till lägenheterna, och Frågor och svar för vanliga frågor. Allt är sökbart för de boende.
Alla i styrelsen kan lägga upp dokument och skriva frågor och svar. Lägenhetspärmarna kan också förvaltaren hantera.
Lägg upp ett dokument
- Välj Mitt boende › Dokument i menyn.
- Tryck på Nytt dokument.
- Fyll i Titel och gärna Beskrivning.
- Välj Kategori: Stadgar, Trivselregler, Försäkring, Årsredovisning, Instruktioner, Protokoll, Avtal eller Övrigt.
- Välj Vem får läsa, se tabellen nedan.
- Kontrollera Version och Datum.
- Vill du bli påmind om att se över dokumentet fyller du i Ses över senast och väljer en Dokumentansvarig.
- Välj filen och tryck på Spara.
Dokumentet publiceras direkt. Med Ändra i listan ändrar du titel, kategori, läsare och övriga uppgifter.
Ny version av ett dokument
När stadgarna eller trivselreglerna ändras laddar du upp en ny version i stället för ett nytt dokument. 1. Tryck på Ny version vid dokumentet. 2. Fyll i Version, till exempel 2, och Datum. 3. Välj den nya filen och tryck på Publicera.
Den nya versionen ersätter den förra. Den gamla finns kvar som historik och märks Ersatt. Med Visa ersatta överst på sidan ser du även de gamla versionerna, och med Bara aktuella döljer du dem igen.
Påminnelse om översyn
När datumet i Ses över senast har passerat får den dokumentansvariga en avisering: "Dags att se över" och dokumentets titel. Sätter du ett nytt datum med Ändra kommer en ny påminnelse när det datumet har passerat.
Vem får läsa dokumentet
| Vem får läsa | Vem ser dokumentet |
|---|---|
| Alla | Alla med en koppling till föreningen |
| Medlemmar | Medlemmar och styrelsen |
| Styrelsen | Bara styrelsen. Det är styrelsens arkiv, avskilt från handlingarna till de boende. |
I styrelsens lista syns kolumnerna För och Ansvarig, så att du ser vem varje dokument riktar sig till.
Gemensamt material i lägenhetspärmen
Varje lägenhet har en pärm i tre delar. Styrelsen fyller på den första delen med material som gäller flera lägenheter, till exempel instruktioner för ventilation eller vattenavstängning. 1. Välj Mitt boende › Lägenhetspärm i menyn. 2. Tryck på Gemensamt material. 3. Fyll i Titel och Beskrivning. 4. Låt Alla lägenheter vara ikryssad, eller ta bort krysset och välj lägenheter under Eller utvalda lägenheter. 5. Välj filer och tryck på Spara.
Materialet syns direkt i pärmarna för de lägenheter du valt. Under Gemensamt material (styrelsen) längst ned på sidan ser du allt gemensamt material och hur många lägenheter det gäller. Där tar du också bort material med Ta bort.
| Del av pärmen | Läser | Ändrar | Vid ägarbyte |
|---|---|---|---|
| Föreningens material | Boende i lägenheten och styrelsen | Styrelsen | Bevaras för nästa boende |
| Lägenhetens handlingar | Boende och ägare i lägenheten och styrelsen | Styrelsen | Överlämnas till nästa ägare |
| Mina privata dokument | Bara den som laddade upp | Den personen | Följer inte med |
Lägenhetens handlingar i pärmen
Renoveringsbeslut, intyg och garantier som hör till en viss lägenhet läggs under Lägenhetens handlingar. 1. Välj Register › Lägenheter och tryck på lägenheten. 2. Tryck på Lägenhetspärm överst på lägenhetens sida. Pärmen för just den lägenheten öppnas. 3. Tryck på plustecknet Lägg till i pärmen i kortet Lägenhetens handlingar. 4. Fyll i Titel, Beskrivning och välj filer. 5. Tryck på Spara.
Bor du själv i lägenheten hittar du också pärmen under Mitt boende › Lägenhetspärm.
Handlingarna följer med lägenheten till nästa ägare. Styrelsen kan aldrig se de boendes privata dokument.
Skriv frågor och svar
- Välj Föreningen › Frågor och svar i menyn.
- Tryck på Ny fråga.
- Fyll i Fråga och Svar.
- Skriv en Kategori, till exempel Tvättstugan eller Avgifter. Frågorna grupperas efter kategori.
- Med Ordning bestämmer du i vilken ordning frågorna visas.
- Låt Publicerad vara ikryssad om frågan ska synas direkt.
- Tryck på Spara.
Opublicerade frågor är märkta Opublicerad och syns bara för styrelsen. Öppna en fråga och tryck på Ändra eller Ta bort för att ändra den.
Till höger, under Vem kontaktar jag?, visas föreningens kontaktvägar. Dem ändrar du i föreningsprofilen. Läs mer i Föreningsprofil och inställningar.
Förslag från ett ärende
Har du svarat på en fråga i ett ärende som fler kan ha nytta av? Tryck på Förslag till FAQ i ärendet. Förslaget sparas som opublicerat. Ta bort namn och andra personuppgifter innan du publicerar det.
Vad händer sedan
- Dokument, utskick och frågor och svar går att söka i appen, och de boende ser bara det de får läsa.
- Aktuella dokument kan också visas på föreningens hemsida. Läs mer i Föreningens hemsida.
Läs mer i Dokument, Lägenhetspärmen och Frågor och svar.