Genomföra föreningsstämman och skriva protokollet

Under stämman sköter styrelsen allt från hanteringssidan under Föreningen › Föreningsstämma: röstlängden, ordet, omröstningarna och protokollet. Förberedelserna och kallelsen beskrivs i Planera och kalla till föreningsstämman.

Röstlängd till stämman

Röstlängden räknas fram ur registret. Varje medlem har en röst. Delägare i samma bostadsrätt har tillsammans en röst, och en medlem med flera lägenheter har ändå en röst. Antalet konton eller inloggade spelar ingen roll. 1. Kontrollera att medlemskap och innehav stämmer under Register. 2. Tryck på Räkna fram under Röstlängd. 3. Granska raderna. Du kan räkna fram igen så länge röstlängden inte är fastställd. 4. Tryck på Fastställ när stämman har godkänt röstlängden.

Den fastställda röstlängden fryses. Vill du ändra den efteråt trycker du på Stryk eller Återinsätt på raden och skriver en motivering. Ändringen loggas under listan.

Genomföra stämman

1. Byt status till Pågår i rullistan överst på hanteringssidan.
2. Under Deltagare checkar du in dem som är på plats med Checka in. Lägg till deltagare med plusknappen och välj Typ: medlem, ombud, biträde, inbjuden eller funktionär.
3. Registrera stämmoordförande, protokollförare, justerare och rösträknare som deltagare med rätt Funktion.
4. Tryck på uppspelningsknappen vid en punkt i dagordningen för att visa den som aktuell punkt för alla.

Medlemmarna ser aktuell punkt och talarlistan på stämmans sida. Där begär de ordet med Begär ordet.

Talarlista på stämman

När stämman pågår visas kortet Talarlista på hanteringssidan. Där ser du alla som har begärt ordet, i den ordning de ska få det. Ordningsfrågor och repliker hamnar före vanliga inlägg. 1. Tryck på Ge ordet vid den som ska tala. Personen får märket Har ordet. Om någon annan hade ordet markeras den personen som klar. 2. Tryck på Klar när talaren är färdig. Personen försvinner från listan. 3. Vill du ta bort någon från listan utan att den har talat trycker du på krysset Stryk från talarlistan.

Medlemmarna ser direkt vem som har ordet på stämmans sida. Bara den som är incheckad kan begära ordet, och var och en kan stryka sig själv med Stryk mig från talarlistan.

Omröstningar på stämman

1. Tryck på plusknappen under Omröstningar.
2. Skriv Fråga och välj Typ: Ja/nej, Förslag mot motförslag eller Personval.
3. Skriv förslagen eller kandidaterna i Förslag eller kandidater, en per rad. För personval anger du Platser och Högst antal val.
4. Kryssa i Sluten omröstning vid behov och tryck på Spara.
5. Tryck på Öppna. Det går bara när röstlängden är fastställd och stämman pågår.
6. Tryck på Stäng när alla har röstat. Resultatet visas direkt.

Bara närvarande medlemmar i röstlängden och ombud med godkänd fullmakt kan rösta. Ett ombud röstar inte för en medlem som själv är närvarande. Varje röstenhet kan bara rösta en gång.

Röster som avges på plats, till exempel med handuppräckning eller på papper, registrerar du med Registrera röster på plats. Läs mer i Registrera röster på plats.

Blir det lika röster i ett personval lottar appen, om ni har valt lottning i inställningarna. I övriga fall öppnas rutan Lika röster, där ordföranden väljer och trycker på Avgör. Med Anteckning dokumenterar du till exempel ett tekniskt avbrott. Med Omtag görs omröstningen ogiltig och en ny öppnas direkt.

Registrera röster på plats

Röstar någon med handuppräckning eller valsedel på papper för du in rösterna medan omröstningen är öppen. Knappen Registrera röster på plats finns vid omröstningen under Omröstningar så länge den är öppen.

Öppen omröstning

1. Tryck på Registrera röster på plats vid omröstningen.
2. Alla enheter i röstlängden visas. Markera hur varje enhet röstade, till exempel Ja, Nej eller Avstår. Låt Ingen röst vara markerat för enheter som inte röstar på plats.
3. Tryck på Registrera röster.

Har en enhet redan röstat i appen ersätts den rösten med den du registrerar. Med Röster ser du efter stängningen vilka röster som är registrerade på plats.

Sluten omröstning

1. Tryck på Registrera röster på plats vid omröstningen.
2. Under 1. Enheter som röstade på papper kryssar du i vilka enheter som lämnade en valsedel.
3. Under 2. Valsedlar skriver du hur många valsedlar som har varje svar. Vid personval där man får välja flera namn fyller du i en ruta per valsedel och trycker på Lägg till valsedel för nästa.
4. Kontrollera att antalet valsedlar är lika med antalet enheter du kryssat i.
5. Tryck på Registrera röster.

Valsedlarna blandas, så ingen kan se hur en viss enhet röstade. En enhet som redan har röstat i appen kan inte rösta igen.

Stämmoprotokoll

1. Tryck på Protokoll och sedan Bygg utkast från stämman. Utkastet fylls med funktionärer, närvaro, dagordning, beslut och röstresultat.
2. Ändra texten med Redigera.
3. Tryck på Skicka för justering. Stämmoordföranden och minst en justerare måste vara registrerade som deltagare och ha konto.
4. De får en avisering och justerar med Justera och signera.
5. När alla har signerat trycker du på Publicera för medlemmarna.

Behöver texten ändras under justeringen trycker du på Återkalla från justering. Ett signerat protokoll låses och kan laddas ner som PDF. Signeringen är förenklad i den här versionen. Digital signering med BankID kommer. Läs mer om justering i Protokoll och justering.

Efter stämman

När protokollet är justerat kan du föra in ett beslut i beslutsregistret med beslutsknappen vid punkten. Läs mer i Beslutsregister och uppföljning.

Så registrerar du den nya styrelsen: 1. Tryck på Registrera ny styrelse under Efter stämman. 2. Fyll i Gäller från. 3. Välj person och roll för varje nytt uppdrag. 4. Kryssa i de avgående uppdragen. De avslutas dagen före. 5. Tryck på Spara.

Det kräver att du får dela ut roller. Nya ledamöter behöver konto med tvåstegsverifiering och får en avisering. Läs mer i Roller och behörigheter.

Sätt sedan stämmans status till Avslutad.

Läs mer i Föreningsstämman för medlemmar.