Protokoll och justering

Protokollet byggs från mötets dagordning. Sekreteraren skriver anteckningar och beslut per punkt, justerarna godkänner texten, och sedan signerar sekreteraren, mötesordföranden och justerarna. Varje sparad ändring blir en ny version, så att alla ser exakt vad som har godkänts. Ordförande, sekreterare och föreningsadministratör kan skriva protokoll.

Skriv protokollet

1. Välj Styrelsearbete › Möten och öppna mötet.
2. Tryck på Skriv protokoll.
3. Välj Mötesordförande, Sekreterare och en eller flera Justerare.
4. Kryssa i vilka som var närvarande under Närvaro. Utgångspunkten är deltagarnas svar på kallelsen.
5. Skriv per punkt i Anteckning. Välj Behandlas eller Bordläggs vid punktens rubrik.
6. Skriv beslutet i rutan Beslut. Den är skild från anteckningen, och texten förs in i beslutsregistret när protokollet är signerat. Välj gärna Beslutsansvarig och ett datum för Uppföljning.
7. Fyll i Jäv (deltog inte) och Frånvarande under punkten om det behövs. Med Reservation skriver du in vem som reserverade sig och varför.
8. Tryck på Spara (ny version).

Med PDF öppnar du protokollet som PDF. Innan det är signerat står det UTKAST på sidorna.

Skicka protokollet på justering

Protokollet går genom de här stegen. Stegen syns överst på sidan.

1. Tryck på Skicka till granskning om styrelsen ska läsa först.
2. Tryck på Skicka till justering. Du måste ha valt minst en justerare. Justerarna får en avisering.
3. När alla justerare har godkänt trycker du på Klart för signering. Då måste mötesordförande och sekreterare vara valda.

Med Tillbaka till utkast öppnar du protokollet för ändringar igen. Du kan också ändra texten under granskning och justering.

Alla som kan läsa protokollet kan lämna synpunkter med Kommentera eller föreslå ändring vid en punkt, eller med Ny i rutan Kommentarer. Välj Typ Kommentar eller Ändringsförslag. Sekreteraren trycker på Markera som hanterad när synpunkten är åtgärdad.

Justera som justerare

1. Öppna protokollet från aviseringen eller från Styrelsens översikt under Att justera och signera.
2. Läs igenom versionen.
3. Tryck på Godkänn version och bekräfta med Godkänn.

Ditt godkännande gäller exakt den versionen. Ändras protokollet efter att du har godkänt står det Godkände v… – ny version vid ditt namn i rutan Justering, och du behöver godkänna igen. Har du synpunkter i stället lämnar du ett ändringsförslag.

Signera protokollet Digital signering

1. När protokollet är Klart för signering trycker sekreteraren på Starta signering.
2. Sekreteraren, mötesordföranden och justerarna får en avisering.
3. Var och en öppnar protokollet och trycker på Signera.

I dag signerar ni direkt i appen, inloggade med tvåstegsverifiering. Digital signering med e-legitimation kommer. Rutan Signering visar vem som har signerat och när.

När alla har signerat blir protokollet Signerat. Då händer det här: - Protokollet låses och sparas som PDF med ett signeringsunderlag. - Besluten förs in i beslutsregistret och de ansvariga får en avisering. - Mötet får statusen Genomfört.

Rättelse av signerat protokoll

Ett signerat protokoll ändras aldrig. Behöver något rättas gör du en rättelse. 1. Öppna det signerade protokollet. 2. Tryck på Rättelse. 3. Beskriv i Vad ska rättas? och tryck på Skapa rättelse.

Rättelsen är en ny handling kopplad till originalet. Den går genom samma justering och signering.

Informera boende om beslut

Styrelseprotokollet visas inte för de boende. Vill du berätta om vissa beslut gör du ett utskick. 1. Öppna det signerade protokollet. 2. Tryck på Informera om beslut. 3. Skriv Rubrik och gärna Inledning, och kryssa i besluten. 4. Tryck på Skapa utkast.

Ett utkast till utskick skapas med de valda besluten. Granska och publicera det. Läs mer i Skicka utskick till de boende.

Läs mer i Beslutsregister och uppföljning.