Hjälp › Styrelsen · Ärenden och felanmälan
Handlägga ärenden
Fördela, prioritera och följ upp felanmälningar och andra ärenden, svara avsändaren, skriv interna anteckningar och se statistik.
Under Ärenden samlas felanmälningar, frågor, klagomål, förslag, ansökningar och styrelsens interna ärenden. Som handläggare ser du alla ärenden, fördelar dem och svarar avsändaren. Avsändaren ser bara sitt eget ärende, sin dialog och statusen, aldrig interna anteckningar eller andras ärenden.
Styrelsen, förvaltaren och fastighetsskötaren kan handlägga ärenden och behöver tvåstegsverifiering. Den som har fått en roll för ett enda ärende ser bara det ärendet.
Överblick över ärenden
- Välj Ärenden i menyn.
- Välj en vy med knapparna överst.
- Sök på ärendenummer eller text i rutan Sök nr eller text. Sökningen gäller alla ärenden.
| Vy | Visar |
|---|---|
| Öppna | Alla ärenden som inte är avslutade. Akuta och höga visas först. |
| Obesvarade | Öppna ärenden där avsändaren inte har fått något svar. |
| Försenade | Öppna ärenden där tidsfristen har passerat. |
| Väntar | Ärenden som väntar på boende, leverantör eller beslut. |
| Mina | Öppna ärenden där du är ansvarig. |
| Stängda och Alla | Avslutade ärenden, eller alla ärenden. |
| Mina anmälningar | Ärenden som du själv har skickat in. |
Registrera ett ärende för någon annans räkning
Om en boende ringer, skriver ett brev eller kommer förbi kan du registrera ärendet åt personen. 1. Tryck på Ny anmälan. 2. Fyll i typ, rubrik och beskrivning. 3. Öppna Registrera för någon annans räkning. Välj Avsändare och hur ärendet kom in under Kom in via: telefon, brev, e-post eller besök. 4. Tryck på Skicka.
Avsändaren får en avisering om att styrelsen har registrerat ärendet. Listan över personer visas bara om du har behörighet att se personregistret.
Svara eller skriv intern anteckning
Öppna ärendet. Under Historik och dialog ser du meddelanden, bilagor, statusändringar och vem som har gjort vad. 1. Välj Svar till avsändaren eller Intern anteckning. 2. Skriv texten och lägg till bilagor om du vill. 3. Tryck på Skicka.
Interna anteckningar har en gul ram och syns bara för handläggarna. Texten sparas som utkast när du lämnar rutan, och det står Utkast sparat under den. Det första svaret till avsändaren flyttar ett nytt ärende till Mottaget. När avsändaren svarar på ett ärende som väntar på boende går det tillbaka till Pågår.
Knapparna Sammanfatta (AI) och Föreslå svar (AI) hör till AI-stöd, som kommer.
Ansökningar med beslut
I en ansökan, till exempel om renovering eller andrahandsupplåtelse, finns knapparna Begär komplettering och Fatta beslut. - Begär komplettering skickar din fråga till den sökande och sätter ärendet till Väntar på boende. - Fatta beslut: välj Beslut (beviljad, beviljad med villkor eller avslagen). Villkor är förifyllt från ansökningstypens beslutsmall och krävs vid villkor. Motivering krävs vid avslag. Sista giltighetsdag föreslås utifrån typens giltighetstid.
Beslutet går inte att ändra. Det avslutar ärendet, den sökande aviseras och beslutet kan laddas ner med PDF. 30 dagar före sista giltighetsdag får den sökande och handläggarna en påminnelse.
Status och avslut i ärenden
- Välj en ny Status i rutan till höger.
- Skriv en Motivering om det behövs. Den krävs för Avvisat.
- Tryck på Byt status.
Ett avslutat ärende öppnas igen genom att du väljer Mottaget. Under rutan ser du väntetiden hittills och när avsändaren fick sitt första svar.
| Status | Används när |
|---|---|
| Nytt, Mottaget, Pågår | Ärendet är registrerat, sett eller under arbete. |
| Väntar på boende, leverantör eller beslut | Någon annan behöver göra något. Tiden räknas som väntetid. |
| Åtgärdat, Avslutat | Felet är åtgärdat, och ärendet är klart. |
| Återkallat, Avvisat, Dubblett | Separata avslut. En dubblett markeras genom en länk, inte här. |
Ansvarig, tidsfrist och eskalering
- Välj Ansvarig: en grupp (styrelsen, förvaltaren eller fastighetsskötaren) eller en person.
- Fyll i Nästa åtgärd, Tidsfrist och Prioritet.
- Tryck på Spara.
Den som blir ansvarig får en avisering. När tidsfristen har passerat aviseras den ansvarige automatiskt. Ärendetypen kan ge en ansvarig grupp redan när ärendet kommer in. - Påminn ansvarig skickar en avisering till den ansvarige. - Eskalera kräver en motivering. Prioriteten höjs till hög och hela styrelsen aviseras. - Förslag till FAQ sparar en fråga och ett svar som opublicerat utkast under Frågor och svar. - Lyft till dagordning lägger ärendet på ett kommande styrelsemöte, som beslut eller diskussion.
Deluppgifter i ett ärende
Tryck på plusknappen vid Deluppgifter, skriv uppgiften och välj ansvarig. Kryssa i rutan när uppgiften är klar.
Dubbletter och gemensamma grundproblem
- Tryck på länkknappen vid Länkade ärenden.
- Skriv det andra ärendets Ärendenummer.
- Välj under Hur hänger de ihop?: samma grundproblem, dubblett eller relaterat.
- Tryck på Länka.
En dubblett avslutas med statusen Dubblett. Vid samma grundproblem blir ärendet du står i ett underärende till det andra. Inga meddelanden delas mellan avsändarna. I huvudärendet kan styrelsen trycka på Publicera informationspost. Inlägget publiceras på anslagstavlan, och alla avsändare i underärendena aviseras.
Ärendestatistik och export
- Statistik visar de senaste tolv månaderna: antal, öppna och försenade ärenden, median för svarstid och åtgärdstid, andelen väntetid och fördelningen per typ och status. Under Återkommande står kategorier och platser med flera ärenden.
- Exportera laddar ner ärendena i vyn som CSV-fil. Exporten skrivs i händelseloggen.
Läs mer i Arbetsorder och leverantörer och Ärendetyper och formulär.