Hjälp › Styrelsen · Kommunikation
Skicka utskick till de boende
Skriv ett officiellt utskick, ändra utkastet, välj mottagare, schemalägg, begär bekräftelse och följ upp vem som har läst.
Ett utskick är styrelsens officiella information till de boende, till exempel om stambyte, städdag eller nya trivselregler. Utskicket syns i appen under Föreningen › Utskick och skickas med e-post till dem som valt det. Du ser vem som har öppnat och bekräftat, och kan påminna dem som inte har gjort det.
Alla i styrelsen kan skriva och publicera utskick.
Skriv ett nytt utskick
- Välj Kommunikation › Hantera utskick i menyn. Du ser alla utskick med status, mottagare och hur många som har öppnat.
- Tryck på Nytt utskick.
- Fyll i Rubrik och Text. Vill du länka till något fyller du i Länk (valfri) och Länktext.
- Lägg till bilagor, till exempel en PDF eller bilder.
- Välj mottagare, se nästa avsnitt.
- Välj de inställningar du behöver:
| Fält | Vad det gör |
|---|---|
| Sista svarsdag | Visas överst i utskicket, till exempel för anmälan eller synpunkter |
| Publicera senare (valfritt) | Utskicket publiceras automatiskt vid den tiden |
| Begär bekräftelse från mottagarna | Mottagarna får knappen Jag har tagit del av informationen |
| Viktigt – skickas med e-post oavsett mottagarens inställningar | Utskicket märks Viktigt och går med e-post även till dem som stängt av e-post för utskick |
| Fäst överst | Utskicket ligger överst i de boendes lista |
| Visa på entréskärmen (om föreningen har en) | Utskicket visas på föreningens entréskärm |
- Tryck på Spara utkast. Utkastet öppnas, så att du kan granska det.
Ändra ett utkast till utskick
Du kan ändra ett utskick så länge det är ett utkast eller är schemalagt. 1. Öppna utskicket under Kommunikation › Hantera utskick. 2. Tryck på Ändra. Samma formulär som när du skrev utskicket öppnas, med det du har fyllt i. 3. Ändra text, mottagare eller inställningar. Nya filer under Bilagor läggs till bredvid de bilagor som redan finns. 4. Tryck på Spara ändringar.
Om utskicket är schemalagt och du ändrar Publicera senare flyttas publiceringen till den nya tiden. Den nya tiden måste ligga framåt i tiden. Vill du skicka direkt trycker du på Publicera i stället.
Du kan ändra eller tömma tiden i Publicera senare. Tömmer du tiden för ett schemalagt utskick blir det ett utkast igen, och du publicerar det med Publicera när du vill.
Välj mottagare för utskicket
Under Mottagare väljer du vem utskicket går till:
| Val | Går till |
|---|---|
| Hela föreningen | Alla som har en aktiv koppling till föreningen: boende, medlemmar, styrelsen och andra roller |
| Medlemmar | Alla som är medlemmar idag |
| Styrelsen | Styrelsens ledamöter |
| Ett eller flera hus | De som bor i de hus du väljer |
| En eller flera portar | De som bor i portarna du väljer |
| Utvalda lägenheter | De som bor i eller äger lägenheterna du väljer |
| Utvalda personer | De personer du väljer |
| Roller | Alla med en viss roll, till exempel revisor |
Styrelsen ingår alltid som mottagare, oavsett vad du väljer. Så ser ni vad som har gått ut.
Håll ned Ctrl eller Cmd för att välja flera hus, portar eller personer. Under listan står hur många mottagare utskicket har idag.
Publicera eller schemalägg utskicket
- Öppna utkastet.
- Tryck på Publicera och bekräfta.
Om du har fyllt i Publicera senare blir utskicket Schemalagt och publiceras vid den tiden. Annars publiceras det direkt, och du ser hur många mottagare det gick till.
När utskicket publiceras låses mottagarlistan. Den som flyttar in efteråt får inte utskicket. Ett publicerat utskick kan inte ändras. Behöver du rätta något skickar du ett nytt utskick med rättelsen.
Följ upp kvittenser och påminn
Öppna ett publicerat utskick. Till höger, under Kvittenser, ser du:
| Rad | Betyder |
|---|---|
| Mottagare | Hur många utskicket gick till |
| Via e-post | Hur många som också fick det med e-post |
| Öppnat | Hur många som har öppnat utskicket i appen |
| Bekräftat | Hur många som har tryckt på bekräftelseknappen |
| Misslyckad e-post | E-post som inte gick fram |
Under Mottagare finns en rad per person med kanaler, när personen öppnade och när personen bekräftade.
För att påminna: 1. Tryck på Påminn och bekräfta. 2. Påminnelsen går till dem som inte har bekräftat. Om utskicket inte kräver bekräftelse går den till dem som inte har öppnat det.
Med Fäst och Lossa ändrar du om utskicket ligger överst, även efter publiceringen. När utskicket inte längre är aktuellt trycker du på Arkivera. Det försvinner då från de boendes lista.
En läskvittens visar vad mottagarna har gjort i appen. Den är inte bevis för att ett formellt kallelsekrav är uppfyllt, till exempel inför en stämma.
Skriv ut utskicket för papper
Alla har inte e-post eller appen. I listan Mottagare står Saknar e-post – skriv ut vid dem som saknar e-post. 1. Tryck på Utskrift i utskicket. 2. Skriv ut och lägg lappen i brevlådan eller sätt upp den i trappan.
Visa på entréskärmen Entréskärm
Kryssa i Visa på entréskärmen (om föreningen har en) när du skriver utskicket. Skärmen visar utskick från de senaste 30 dagarna, med viktiga utskick först. Läs mer i Tillägg och entréskärm.
Skicka som SMS SMS
SMS för viktiga utskick kommer. Mottagarna väljer då själva SMS under Mitt konto › Aviseringar.
Vad händer sedan
- Mottagarna får en avisering i appen. E-post skickas enligt var och ens inställningar, och viktiga utskick alltid. Pushnotiser i mobilen kommer.
- Vill du visa utskicket på föreningens hemsida slår du på det under Inställningar › Publik sida › Nyheter. Läs mer i Föreningens hemsida.
Läs mer i Läsa och bekräfta utskick, som visar hur de boende ser utskicket.