Möten, kallelser och dagordning

Under Styrelsearbete › Möten planerar styrelsen sina möten. Du skapar mötet, bygger dagordningen med underlag, skickar kallelsen och ser vilka som kommer. Alla i styrelsen läggs till som deltagare automatiskt. Efter mötet skriver sekreteraren protokollet från samma dagordning.

Planera ett styrelsemöte

1. Välj Styrelsearbete › Möten.
2. Tryck på Nytt möte.
3. Fyll i Rubrik, Typ och Form. Typen är Ordinarie, Extra eller Konstituerande. Formen är Fysiskt, Digitalt eller Hybrid.
4. Ange Start och gärna Slut och Plats.
5. Välj en mall under Dagordning från mall. Standardmallen heter Ordinarie styrelsemöte och innehåller bland annat val av justerare, föregående mötes protokoll, ekonomi, ärenden och övriga frågor.
6. Ska mötet upprepas väljer du Varje vecka eller Varje månad under Upprepa och skriver hur många gånger under Antal tillfällen, högst 24.
7. Tryck på Spara.

Mötet öppnas och har statusen Planerat. Med Ändra byter du rubrik, tid, plats eller form. Med Ställ in ställer du in mötet, och har kallelsen redan gått ut får deltagarna veta det.

Ett digitalt möte eller hybridmöte får knappen Anslut till videomöte. Läs mer i Videomöten.

Ta bort ett möte

Du kan ta bort ett möte som är skapat av misstag, så länge ingen kallelse har skickats och inget protokoll finns. 1. Öppna mötet. 2. Tryck på Ta bort mötet. 3. Bekräfta med Ta bort.

Mötet, dagordningen och underlaget försvinner för gott. Har kallelsen gått ut, eller finns ett protokoll, syns inte knappen. Använd då Ställ in i stället.

Skicka kallelse och uppdatering

1. Öppna mötet.
2. Kontrollera dagordningen och deltagarna.
3. Tryck på Skicka kallelse och bekräfta med Skicka.

Deltagarna får en avisering och mötet får statusen Kallat. Varje deltagare svarar Kommer, Kommer inte eller Kanske överst på mötessidan.

Ändrar du tid, plats eller dagordning efter kallelsen heter knappen Skicka uppdatering. Uppdateringen ersätter den gamla inbjudan i deltagarnas kalendrar. Med Påminn skickar du en påminnelse till dem som inte har svarat. Dagen före mötet får de som inte har svarat, eller har svarat kanske, en påminnelse automatiskt. Den som har svarat ja eller nej får ingen.

Med Till kalendern laddar du ner mötet som en kalenderfil.

Bygg dagordningen

Dagordningen står på mötessidan. Där finns knapparna: - Punkt lägger till en punkt med Rubrik, Beskrivning, Typ, Ansvarig och Underlag. Typen är Information, Diskussion, Beslut eller Övrigt. - Från föregående möte hämtar bordlagda och obehandlade punkter från förra mötet. Den lägger också till beslut som inte är genomförda och vars uppföljningsdatum har kommit, som punkter med rubriken "Uppföljning av beslut". - Från årshjulet hämtar uppgifter i årshjulet som inte är klara och har frist inom 45 dagar efter mötet. - Från mall lägger till punkterna i en dagordningsmall. Läs mer i Använd en dagordningsmall. - Spara som mall sparar dagordningen som en ny mall. Läs mer i Spara dagordningen som mall.

Med pilen flyttar du upp en punkt. Med pennan ändrar du punkten och lägger till underlag, och med papperskorgen tar du bort den.

Den som kan läsa möten men inte hantera dem, till exempel revisorn, ser knappen Föreslå punkt. Förslaget får märkningen Förslag från och namnet. Du tar med det med Godkänn.

Ett ärende lyfter du från ärendet med Lyft till dagordning. Läs mer i Handlägga ärenden.

När protokollet är Klart för signering eller Signerat går dagordningen inte längre att ändra.

Använd en dagordningsmall

Du kan välja mall när du skapar mötet, men också lägga till en mall i efterhand. 1. Öppna mötet. 2. Tryck på Från mall i rutan Dagordning. 3. Välj mallen under Mall. 4. Tryck på Lägg till.

Mallens punkter läggs till sist i dagordningen. Punkter som redan finns ligger kvar, så ta bort dem du inte behöver.

Spara dagordningen som mall

Har ni en dagordning som fungerar bra kan du spara den och använda den till nästa möte. 1. Öppna mötet. 2. Tryck på Spara som mall i rutan Dagordning. 3. Skriv Mallens namn. 4. Tryck på Spara mall.

Mallen får punkternas rubrik och typ. Beskrivning, ansvarig och underlag följer inte med, och inte heller förslag som ingen har godkänt. En mall har högst 50 punkter. Mallen kan sedan väljas under Dagordning från mall och med Från mall.

Ändra eller upphäv ett tidigare beslut

Ska styrelsen ändra eller upphäva ett beslut som redan finns, kopplar du beslutspunkten till det gamla beslutet. 1. Tryck på Punkt, eller på pennan vid en punkt som finns. 2. Välj Beslut under Typ. Då visas fältet Ändrar eller upphäver beslut. 3. Välj det tidigare beslutet i listan. 4. Tryck på Spara.

Punkten visar "Ändrar eller upphäver beslut" med beslutets nummer. När protokollet är signerat får det gamla beslutet märkningen Ändrat och en länk till det nya. Ska det gamla beslutet inte gälla alls, sätt status Upphävt på det. Läs mer i Beslutsregister och uppföljning.

Bjud in en extern gäst

Du kan bjuda in till exempel en förvaltare, en revisor eller en entreprenör till en viss punkt. 1. Tryck på knappen med en person och ett plustecken i rutan Deltagare. 2. Välj en Person i föreningen, eller skriv namn och e-post för en extern gäst. 3. Välj Roll: Adjungerad, Gäst, Suppleant eller Ledamot. 4. Kryssa i punkterna under Begränsa till punkter (valfritt) om gästen bara ska se dem. 5. Tryck på Spara och skicka sedan kallelse eller uppdatering.

En extern gäst får ett mejl med en personlig länk. Där kan gästen svara och läsa sina punkter med underlag, utan att logga in. Varje ny kallelse eller uppdatering skickar en ny länk, och då slutar den gamla att gälla.

Prenumerera på mötena i kalendern

1. Välj Styrelsearbete › Möten.
2. Tryck på Prenumerera i kalendern.
3. Kopiera adressen och lägg till den som prenumeration i din kalenderapp.

Kalendern visar de möten du får se och föreningens aktiviteter. Adressen är hemlig. Har den kommit ut skapar du en ny på samma sätt, och då slutar den gamla att fungera.

Vad händer sedan

• Med Tidigare ser du gamla möten och deras protokollstatus.
• Efter mötet skriver sekreteraren protokollet med Skriv protokoll. Läs mer i Protokoll och justering.

Läs mer i Beslutsregister och uppföljning och Årshjul och planering.