Hjälp › Styrelsen · Styrelsearbete
Årshjul och planering
Planera styrelsens återkommande uppgifter i ett årshjul med ansvarig, frist, påminnelse och beroenden, och återanvänd det nästa år.
Årshjulet samlar det styrelsen gör varje år, som budget, besiktningar, städdagar och stämman. Varje uppgift har en frist och en ansvarig, och den ansvarige får en påminnelse i god tid. När året är slut kopierar du årshjulet till nästa år med nya datum.
Skapa ett årshjul
- Välj Styrelsearbete › Årshjul.
- Tryck på Nytt årshjul.
- Skriv Namn och År.
- Låt Fyll med standarduppgifter vara ikryssad om du vill börja från standardmallen.
- Tryck på Spara.
Standardmallen innehåller bland annat budget för nästa år, årsavgiftsöversyn, bokslut och årsredovisning, revision, kallelse till föreningsstämma, ordinarie föreningsstämma, konstituerande styrelsemöte, försäkringsöversyn, hissbesiktning, OVK, lekplatsbesiktning, brandskyddsrond, städdagar vår och höst och kontroll av energideklarationen. Ändra datum och ansvariga så att de passar er förening.
Har ni flera årshjul väljer du vilket som visas i listan överst. Där står också hur många uppgifter som är klara.
Lägg till en uppgift i årshjulet
- Tryck på Uppgift.
- Fyll i Uppgift, Frist och Status. Lägg gärna till Beskrivning, Kategori och Ansvarig.
- Ange under Påminn dagar före hur långt i förväg den ansvarige ska påminnas. Förvalt är 14 dagar.
- Välj under Beror på de uppgifter som måste vara klara först. Håll Ctrl eller Cmd för att välja flera.
- Lägg till filer under Bilagor om det behövs.
- Tryck på Spara.
Du ändrar en uppgift genom att trycka på den. Där byter du också status när den är klar.
Påminnelsen går till den ansvarige. Har uppgiften ingen ansvarig går den till hela styrelsen.
| Det står | Det betyder |
|---|---|
| Planerad | Uppgiften är inte påbörjad. |
| Pågår | Någon arbetar med uppgiften. |
| Klar | Uppgiften är gjord. |
| Inställd | Uppgiften ska inte göras i år. |
| Försenad | Fristen har passerat och uppgiften är inte klar eller inställd. |
| Väntar på annan uppgift | Uppgiften beror på en annan uppgift som inte är klar. |
Ta bort en uppgift i årshjulet
Ska en uppgift inte göras alls, kan du ta bort den. Gäller det bara i år är det bättre att sätta status Inställd, eftersom uppgiften då följer med när du återanvänder årshjulet. 1. Tryck på uppgiften i listan eller kalendern. 2. Tryck på Ta bort uppgiften längst ner i rutan. 3. Bekräfta med Ta bort.
Uppgiften försvinner för gott. Uppgifter som berodde på den väntar inte längre på den.
Lista och kalender i årshjulet
Årshjulet visas som en lista sorterad på frist. Med Kalender ser du i stället uppgifterna per månad, och med Lista går du tillbaka.
Försenade uppgifter syns också i Styrelsens översikt. Uppgifterna finns med i kalenderprenumerationen, som du startar under Möten med Prenumerera i kalendern.
Årshjulet på dagordningen
När du planerar ett möte trycker du på Från årshjulet i dagordningen. Då läggs uppgifter som inte är klara och har frist inom 45 dagar efter mötet till som punkter med rubriken "Årshjulet:" och uppgiftens namn. Läs mer i Möten, kallelser och dagordning.
Återanvänd årshjulet nästa år
- Välj årshjulet som ska kopieras.
- Tryck på Återanvänd för nytt år.
- Ange Nytt år.
- Under Byt ansvariga väljer du för varje ansvarig om det ska vara Samma, Ingen eller en annan person.
- Tryck på Skapa.
Alla uppgifter kopieras med samma dag och månad i det nya året, och beroendena följer med. Statusen börjar om från början, så att inget är klart i det nya årshjulet.
Vad händer sedan
- Den ansvarige får en avisering när det är dags för påminnelsen.
- Vid styrelsebyte flyttar du uppgifterna till en ny ansvarig under Överlämning. Läs mer i Överlämning till ny styrelse.
Läs mer i Projekt och underhållsplan.