Kom igång som styrelse
Lägg till tvåstegsverifiering, hitta i styrelsens meny och använd styrelsens översikt som startsida för det gemensamma arbetet.
När du får en roll i styrelsen får du tillgång till föreningens gemensamma arbete i Hemnavet: möten, protokoll, beslut, ärenden, utskick och register. Allt finns under rubriken Styrelsen i menyn. Startsidan för styrelsearbetet är Styrelsens översikt, där du ser det som väntar på dig och på styrelsen.
Vilka delar du ser beror på din roll. En ordförande ser mer än en ledamot, och en ny roll gäller från det datum som står på uppdraget.
Lägg till tvåstegsverifiering för styrelsen
Styrelsen läser personuppgifter. Därför kräver alla styrelseroller en andra faktor vid inloggningen. Samma krav gäller för förvaltare, revisor och fastighetsskötare.
1. Logga in som vanligt med e-post och lösenord. 2. Saknar du en andra faktor visas sidan Lägg till tvåstegsverifiering. Där finns tre sätt: - Lägg till passkey: du loggar in med ansiktet, fingret eller telefonens kod. - Aktivera app-kod: du får en sexsiffrig kod i en app som Microsoft Authenticator eller Google Authenticator. - Aktivera e-postkod: du får en kod till din e-post varje gång du loggar in. 3. Välj minst ett sätt och följ stegen. När det är klart aktiveras din roll och styrelsens meny visas.
Nästa gång du loggar in får du sidan Tvåstegsverifiering efter lösenordet. Där bekräftar du med passkey eller kod.
Du kan lägga till fler metoder och ta bort gamla under Mitt konto › Säkerhet. Det är klokt att ha minst två, om du byter telefon.
Styrelsens meny
Under rubriken Styrelsen i sidomenyn finns grupper som du fäller ut med ett tryck. En grupp där du bara ser en punkt visas som en vanlig menypunkt.
| Grupp | Det här hittar du |
|---|---|
| Styrelsearbete | Styrelsens översikt, Möten, Beslut, Årshjul, Projekt, Avtal och Överlämning |
| Kommunikation | Hantera utskick och Moderering av anslagstavlan |
| Förvaltning | Ärendetyper och Leverantörer |
| Bokning och uthyrning | Bokningar, Objekt och köer och Debitering |
| Register | Lägenheter, Personer, Byggnader, Roller, Inbjudningar, In- och utflytt och Import och export |
| Inställningar | Föreningsprofil, Publik sida, Tillägg och Händelselogg |
Ärenden, dokument, aktiviteter och enkäter hanterar du på samma sidor som de boende använder, till exempel Ärenden och Föreningen › Aktiviteter. Där får du extra knappar, som Ny aktivitet eller Nytt dokument.
Styrelsens inkorg och styrelsechatten finns under Meddelanden.
Styrelsens översikt
Välj Styrelsearbete › Styrelsens översikt. Sidan samlar det som behöver göras, med en ruta per område:
| Ruta | Innehåll |
|---|---|
| Att justera och signera | Protokoll som väntar på din justering |
| Kommande möten | Styrelsens kommande möten som inte är inställda |
| Nya ärenden | Ärenden med statusen nytt. Akuta ärenden är märkta Akut. |
| Försenat | Uppgifter i ärenden och beslut som har passerat sin tidsfrist |
| Mina uppgifter | Uppgifter och ärenden som är tilldelade dig |
| Beslut att följa upp | Beslut med ett uppföljningsdatum inom 30 dagar |
| Avtal att bevaka | Avtal där ett viktigt datum närmar sig |
| Aktuella projekt | Pågående projekt |
Tryck på en rad för att öppna den. Med knapparna Möten och Beslut högst upp kommer du direkt till listorna. Rutorna Avtal att bevaka och Aktuella projekt visas bara om din roll får läsa avtal och projekt.
Vad de olika styrelserollerna får göra
Alla styrelseroller får läsa och arbeta med det mesta: möten, beslut, ärenden, utskick, anslagstavlan, aktiviteter, enkäter, dokument och registret. Vissa saker är förbehållna ordförande, sekreterare och föreningsadministratör.
| Det här | Styrelseledamot | Ordförande, sekreterare och föreningsadministratör |
|---|---|---|
| Skicka utskick, skapa aktiviteter och enkäter | Ja | Ja |
| Handlägga ärenden och boka åt boende | Ja | Ja |
| Skriva protokoll | Nej | Ja |
| Ändra föreningsprofil och publik sida | Nej | Ja |
| Lägga till och avsluta roller | Nej | Ja |
| Importera och exportera registret | Nej | Ja |
| Hantera entréskärmar | Nej | Ja |
| Göra överlämning till ny styrelse | Nej | Ja |
En roll kan också vara begränsad till en enda funktion, till exempel bara registret. Då ser du bara den delen. Läs mer i Roller och behörigheter.
Vad händer sedan
- En ny ledamot ser hela historiken i styrelsens inkorg och styrelsechatten. En avgången ledamot förlorar åtkomsten när rollen slutar.
- I en demoförening går det inte att bjuda in, importera, exportera, ändra föreningsprofilen eller den publika sidan eller hantera entréskärmar.
- Inloggning med BankID och digital signering av protokoll kommer.
Läs mer i Inloggning, passkey och tvåstegsverifiering och Möten, kallelser och dagordning.