Projekt och underhållsplan

Under Styrelsearbete › Projekt samlar styrelsen större arbeten, som en gårdsrenovering eller en brandskyddsåtgärd. Ett projekt har mål, åtgärder i etapper, budget, offerter och dokument, och du ser hela tiden hur kostnaden står sig mot budgeten. Här finns också föreningens underhållsplan. Förvaltaren kan arbeta med projekt på samma sätt som styrelsen.

Starta ett projekt

1. Välj Styrelsearbete › Projekt.
2. Tryck på Nytt projekt.
3. Fyll i Namn och gärna Mål och Beskrivning.
4. Välj Status och Ansvarig.
5. Ange Start, Planerat slut och Budget (kr).
6. Tryck på Spara.

Med Ändra byter du namn, mål, status, ansvarig, planerat slut eller budget. När du sätter status Avslutat sparas dagens datum som datum för när projektet blev klart.

Ett projekt vars planerade slut har passerat får märkningen Försenat i listan.

Åtgärder och etapper

Ett projekt delas upp i åtgärder. 1. Öppna projektet. 2. Tryck på plustecknet i rutan Åtgärder. 3. Fyll i Åtgärd och gärna Beskrivning. 4. Skriv Etapp, till exempel "Etapp 1", och välj Prioritet från 1 – hög till 3 – låg. 5. Välj Status och Ansvarig, och ange Start och Slut. 6. Fyll i Planerad kostnad (kr). Fyll i Faktisk kostnad (kr) när fakturan har kommit. 7. Tryck på Spara.

Åtgärderna grupperas per etapp. Åtgärder utan etapp står under Utan etapp. Med Ändra vid åtgärden uppdaterar du status och kostnad. En åtgärd som inte ska göras sätter du till Struken, och då räknas den inte med i kostnaderna.

Överst i projektet ser du Budget, Planerat, Faktiskt och Avvikelse mot budget. Den faktiska kostnaden är summan av åtgärdernas faktiska kostnad. Går den över budgeten visas beloppet i rött.

Offerter, avvikelser och dokumentation

Offerter: tryck på plustecknet i rutan Offerter. Välj Leverantör eller skriv en Beskrivning, fyll i Belopp (kr) och Giltig till och bifoga offerten som fil. Med Anta eller Avböj markerar du vilken offert ni valde.

Avvikelser: tryck på plustecknet i rutan Avvikelser. Beskriv i Vad avviker? och skriv Konsekvens, till exempel en försening eller en extra kostnad. Tryck på Markera hanterad när avvikelsen är löst.

Dokumentation: välj filer i rutan Dokumentation, till exempel ritningar, bygglov eller slutbesiktning.

Rutan Beslut och avtal visar beslut och avtal som hör till projektet. Ett avtal kopplar du till projektet från avtalet. Läs mer i Avtal med leverantörer.

Åtgärdsplan från besiktning

Efter en besiktning, till exempel OVK eller en brandskyddsrond, gör du en åtgärdsplan av anmärkningarna. 1. Välj Styrelsearbete › Projekt. 2. Tryck på Åtgärdsplan från besiktning. 3. Skriv ett Namn, till exempel "OVK 2026". 4. Klistra in anmärkningarna under Anmärkningar (en per rad). 5. Tryck på Spara.

Varje rad blir en åtgärd med prioritet 2. Åtgärdsplanen fungerar som ett projekt, så du kan sedan ändra prioritet, etapp, ansvarig och kostnad.

Underhållsplan med kostnadsprognos

Underhållsplanen visar när husets delar behöver bytas och vad det kostar. 1. Välj Styrelsearbete › Projekt och tryck på Underhållsplan. 2. Tryck på Komponent. 3. Fyll i Komponent, Kategori, Installerad år, Livslängd (år) och Kostnad (kr). Fyll i Nästa åtgärd (år) om du vet när den ska göras. 4. Tryck på Spara.

Diagrammet Kostnadsprognos per år visar 20 år framåt. En komponent återkommer med sin livslängd. Saknas nästa åtgärdsår räknar prognosen med installationsåret plus livslängden.

Importera en befintlig underhållsplan

1. Spara planen som CSV med semikolon och kolumnerna komponent, kategori, installerad, livslangd, nasta, kostnad och anteckning. Kostnaden anges i kronor.
2. Tryck på Importera CSV och välj filen.
3. Tryck på Importera.

Filen kontrolleras först. Har den fel visas radnumren, och inget importeras förrän felen är rättade.

Läs mer i Årshjul och planering och Arbetsorder och leverantörer.