Moderera anslagstavlan och styrelsens inkorg

Styrelsen ansvarar för att anslagstavlan är en trevlig plats och för att de boende får svar när de skriver till styrelsen. Här beskrivs hur ni sätter reglerna för anslagstavlan, hanterar rapporter och arbetar i styrelsens gemensamma inkorg.

Alla i styrelsen kan moderera och svara i inkorgen.

Regler för anslagstavlan

1. Välj Kommunikation › Moderering i menyn. Du kan också trycka på Moderera på sidan Anslagstavla. 2. Under Regler väljer du: - Boende får publicera inlägg: är rutan tom kan bara styrelsen skriva inlägg. - Styrelsen granskar inlägg före publicering: de boendes inlägg syns först när någon i styrelsen har godkänt dem. 3. Under Kategorier (en per rad) skriver du föreningens kategorier, till exempel Grannhjälp, Bortskänkes, Aktiviteter och Allmänt. 4. Tryck på Spara regler.

Granska inlägg före publicering

När granskning är påslagen får styrelsen en avisering när en boende skriver ett inlägg. 1. Öppna aviseringen, eller gå till Föreningen › Anslagstavla. Inlägg som väntar är märkta Väntar på granskning. 2. Läs inlägget. 3. Tryck på Godkänn för att publicera det, eller på Ta bort om det inte ska publiceras.

Den som skrev inlägget får en avisering när det har publicerats.

Hantera rapporterade inlägg

Alla kan rapportera ett inlägg eller en kommentar med Rapportera. Styrelsen får då en avisering. 1. Välj Kommunikation › Moderering. 2. Under Rapporter ser du inlägget, orsaken och vem som rapporterade. 3. Tryck på inläggets rubrik om du vill läsa det i sin helhet. 4. Välj åtgärd:

Gäller rapporten en kommentar tar både Arkivera och Ta bort bort kommentaren. Den visas då som Borttagen kommentar.

Moderera ett enskilt inlägg

När du öppnar ett inlägg har du fler knappar som styrelse: - Stäng kommentarer och Öppna kommentarer styr om andra kan kommentera. - Arkivera tar bort inlägget från flödet. - Ta bort finns både för inlägget och för varje kommentar.

Inlägg med ett passerat slutdatum visas inte längre i flödet. De boende kan själva ange Visas till och med när de skriver.

Officiella inlägg från styrelsen

När du skriver ett inlägg på Anslagstavla med Nytt inlägg kan du kryssa i Officiellt från styrelsen. Inlägget märks då Officiellt från styrelsen och ligger först i flödet.

Ett inlägg är bra för vardagsinformation. För viktig information med kvittens använder du hellre ett utskick. Läs mer i Skicka utskick till de boende.

Svara i styrelsens inkorg

När en boende trycker på Skriv till styrelsen under Meddelanden hamnar meddelandet i styrelsens inkorg. Inkorgen ägs av föreningen, inte av en viss ledamot. 1. Välj Meddelanden i menyn. 2. Trådar från boende heter Inkorg: och personens namn. Olästa trådar är markerade med en siffra. 3. Öppna tråden. Sidan heter Styrelsens inkorg. 4. Skriv ditt svar och tryck på Skicka. Du kan bifoga filer med gemet.

Den boende ser svaret som Svar från styrelsen och får en avisering. Alla i styrelsen ser samma tråd och vad de andra har svarat.

Gör meddelandet till ett ärende

Är meddelandet egentligen en felanmälan eller något som behöver följas upp? 1. Tryck på Gör till ärende i tråden. 2. Skriv en Rubrik och välj Typ. 3. Kryssa i vilka meddelanden som ska följa med. Avsändaren får veta vilka meddelanden som följer med och att handläggarna kan läsa dem. 4. Tryck på Skapa ärende.

Knappen visas bara om du också får handlägga ärenden. Läs mer i Handlägga ärenden.

Skriv till en boende

Som styrelseledamot kan du själv starta ett samtal med en boende, även med någon som inte har valt att grannar får skriva till dem. 1. Välj Meddelanden i menyn. 2. Tryck på Skriv till en boende. 3. Välj personen i listan Boende. Listan visar alla i föreningen som har ett konto i appen, med lägenhetsnummer. 4. Tryck på Starta samtal. 5. Skriv ditt meddelande och tryck på Skicka.

Den boende får en avisering och ser samtalet under Meddelanden med ditt namn. Har ni redan ett samtal öppnas det i stället för ett nytt.

Samtalet är ett vanligt samtal mellan dig och den boende. Övriga i styrelsen ser det inte, och du behåller det om du lämnar styrelsen. Gäller det något som hela styrelsen behöver följa är det bättre att be den boende skriva till styrelsens inkorg, eller att skicka ett utskick till personen. Läs mer i Skicka utskick till de boende.

Personer som saknar konto i appen når du med ett utskick. De som saknar e-post får det på papper.

Styrelsechatten

Under Meddelanden finns också Styrelsechatten. Den är styrelsens interna chatt och syns bara för styrelsen. Precis som inkorgen följer den rollerna: en ny ledamot ser historiken och en avgången ledamot förlorar åtkomsten.

Vad händer sedan

• Hanterade rapporter och vilken åtgärd som valdes sparas i föreningens händelselogg.
• Ett meddelande kan tas bort av den som skrev det. Texten ersätts då med Meddelandet är borttaget.

Läs mer i Anslagstavlan och Meddelanden och chatt.