Hemnavet hjälp · Register och roller
Import och export
Läs in lägenheter och personer från en CSV-fil med provkörning, och ladda ner registret och föreningens dokument som zip, JSON eller CSV.
När föreningen börjar använda Hemnavet behöver ni inte skriva in alla lägenheter och boende för hand. Ta ut en lista ur ert gamla system eller från förvaltaren, spara den som CSV och läs in den. Du kan också ladda ner hela registret när som helst, till exempel som säkerhetskopia eller för att byta system.
Allt finns under Register › Import och export. Du når sidan också med Importera under Register › Lägenheter. Bara ordförande, sekreterare och föreningsadministratör kan importera och exportera. Det går inte i demoföreningen.
Importera lägenheter från CSV
Importera lägenheterna först. Personerna kopplas sedan till lägenheterna med lägenhetsnumret.
Filen ska ha en rubrikrad och vara sparad som CSV i UTF-8. Både semikolon och komma fungerar som avgränsare. I Excel väljer du "CSV UTF-8" när du sparar.
| Kolumn | Innehåll |
|---|---|
| fastighet | Fastighetsbeteckning. Tom = "Fastigheten". |
| hus | Husets namn. Tom = "Huset". |
| gatuadress | Portens adress. Måste finnas. |
| postnummer, ort | Till exempel 123 45 och Stockholm |
| nummer | Föreningens lägenhetsnummer. Måste finnas. |
| lmNummer | Lantmäteriets nummer, fyra siffror |
| vaning, rum, area, andelstal | Tal. Decimaler med komma eller punkt. |
| typ | bostadsratt, hyresratt eller lokal. Tom = bostadsratt. |
Fastigheter, hus och portar som inte finns skapas automatiskt. Lägenheter med ett nummer som redan finns ger fel. Kolumner som Hemnavet inte känner igen hoppas över, och rapporten visar vilka.
Importera personer från CSV
| Kolumn | Innehåll |
|---|---|
| lagenhet | Lägenhetsnumret. Måste finnas och lägenheten måste finnas i registret. |
| namn | Måste finnas |
| epost, telefon | Frivilliga |
| personnummer | Kontrolleras och krypteras |
| boendetyp | delagare, hushallsmedlem eller andrahand. Tom = delagare. |
| andel | Ägarandel i procent |
| fran | Datum som ÅÅÅÅ-MM-DD. Tom = i dag. |
| medlem | ja, j, x, 1 eller true om personen är medlem |
Finns personen redan, med samma personnummer eller e-post, används den befintliga personen. Annars skapas en ny. Varje rad kan ge boende, innehav och medlemskap. Andelarna i en lägenhet får inte bli mer än 100 %.
Importen skickar inga inbjudningar. Bjud in de boende när registret är klart, se Bjuda in boende och styrelse.
Provköra en import
En import görs alltid i två steg, så att inget sparas av misstag. 1. Välj Register › Import och export. 2. Välj vad som ska läsas in i Vad importeras?. Kolumnerna som gäller visas under fältet. 3. Välj filen i CSV-fil (UTF-8). 4. Tryck på Provkör. 5. Läs rapporten. Den visar hur mycket som skulle skapas och vilka rader som har fel, med radnummer. 6. Har filen fel rättar du den och provkör igen. 7. När provkörningen gick bra trycker du på Importera.
Importen sparas i sin helhet eller inte alls. Har en enda rad fel sparas ingenting. En fil får ha högst 5 000 rader. Importen syns i händelseloggen.
Exportera registret
- Välj Register › Import och export.
- Under Exportera väljer du vad du vill ladda ner.
| Knapp | Innehåll |
|---|---|
| Allt, med dokument och bilagor (zip) | En zip-fil med registret (JSON och båda CSV-filerna) och föreningens filer: dokument (ersatta versioner i en egen mapp), lägenhetspärmen, signerade protokoll och bilagor i ärenden och på anslagstavlan. Filen LASMIG.txt beskriver innehållet. |
| Hela registret (JSON) | Allt i registret: föreningsprofil, kontaktvägar, lokaler, fastigheter, hus, portar, lägenheter, personer, innehav, medlemskap, boende, roller, inbjudningar, flyttar och händelseloggen. |
| Lägenheter (CSV) | Samma kolumner som importen av lägenheter. |
| Personer (CSV) | Samma kolumner som importen av personer, med de boende som bor i föreningen i dag. |
CSV-filerna kan du öppna i Excel. JSON-filen passar för att flytta uppgifterna till ett annat system. Zip-filen är den fullständiga exporten, till exempel när föreningen byter system eller vill spara en egen kopia. Den kan ta en stund att ladda ner om föreningen har många dokument.
Exporten innehåller personuppgifter
Exporten innehåller personnummer och telefonnummer i klartext, och JSON-filen även adresser. Personer med skyddade uppgifter är undantagna: deras telefon, adress och personnummer följer aldrig med, oavsett vem som exporterar. Där står "(skyddad – finns bara i appen)" i stället. Varje export loggas i händelseloggen med vem som gjorde den. Spara filen säkert och radera den när den inte behövs längre. Föreningen är personuppgiftsansvarig för det som laddas ner.
Läs mer i Händelselogg och personuppgifter och Lägenheter, personer och byggnader.