Objekt, köer och upplåtelseavtal

Här håller styrelsen ordning på garage, parkeringsplatser, laddplatser, förråd och lokaler som hyrs ut till de boende. Du ser vem som har varje plats, sköter köerna och gör avtal. De boende ställer sig i kö under Garage och förråd och ser sin egen plats i kön, men aldrig andra sökande.

Styrelsen och förvaltaren hanterar objekt och köer, med tvåstegsverifiering.

Registrera ett objekt

1. Välj Bokning och uthyrning › Objekt och köer i menyn.
2. Tryck på Objekt.
3. Välj Typ och fyll i Beteckning, till exempel G12. Beteckningen ska vara unik i föreningen.
4. Fyll i Plats, Kö, Avgift per månad (kr) och Egenskaper, en per rad, till exempel laddbox 11 kW.
5. Tryck på Spara.

Intern anteckning syns bara för styrelsen. Kryssa i Avstängt om objektet inte ska hyras ut, till exempel under en renovering. Statusen räknas fram automatiskt, så den blir aldrig fel:

Filtrera listan på status i rutan överst.

Skapa en kö

1. Tryck på Köer och sedan på Kö.
2. Fyll i Namn och kryssa i vilka objekttyper kön gäller.
3. Välj Vem får stå i kön: boende, eller medlemmar som bor i föreningen.
4. Skriv Regler. De visas för de sökande, så beskriv kötid, prioritering, antal platser och byte.
5. Fyll i Högst per lägenhet och Svarstid (dagar), och kryssa i Byte tillåts om den som har en plats får söka en annan.
6. Välj vad som händer Vid avböjt erbjudande, Vid uteblivet svar och Vid utflyttning.
7. Tryck på Spara.

Varje kö får en egen flik. Med Inställningar ändrar du kön.

Justera en plats i kön

Kön ordnas efter prioritet, högst först, och sedan efter kötid. 1. Tryck på Justera vid den sökande. 2. Ändra Prioritet, Kötid eller Status. 3. Skriv en Motivering. Den krävs och visas för den sökande. 4. Tryck på Spara.

Ändringen skrivs i historiken, och den sökande aviseras. Inget skrivs över. Tryck på Historik för att se alla ändringar. Visa alla visar också tilldelade, strukna och återkallade ansökningar.

Erbjud ett ledigt objekt

1. Öppna objektet i listan.
2. Under Sökande i kön står de sökande i köordning. Märket Byte betyder att personen redan har ett objekt i kön. Om något hindrar ett erbjudande står det på raden, till exempel att personen inte bor kvar.
3. Tryck på Erbjud.
4. Kontrollera Tillträde och Svarstid (dagar), och skriv ett Meddelande om du vill.
5. Tryck på Skicka erbjudande.

Ett objekt kan bara ha ett väntande erbjudande och kan aldrig hyras ut till två personer samtidigt. Är objektet uthyrt med ett slutdatum föreslås tillträdet dagen efter.

Den sökande svarar i appen. Har personen svarat på annat sätt trycker du på Registrera svar, väljer svaret och skriver hur det lämnades. Återkalla drar tillbaka erbjudandet med en motivering. Kommer inget svar inom svarstiden hanteras ansökan enligt köns inställning.

Avtal för objekt

När ett erbjudande accepteras skapas ett avtalsutkast från föreningens mall. Med Avtal utan kö gör du ett avtal direkt med en person. 1. Öppna avtalet och tryck på Redigera om du vill ändra text, tillträde, avgift eller uppsägningstid. 2. Tryck på Skicka för signering. Texten låses, och hyresgästen aviseras. 3. Tryck på Signera för föreningens räkning.

När båda har signerat står avtalet som Gäller. Då skapas ett underlag för månadsavgiften under Debitering. Vid byte sägs det tidigare avtalet upp, så att det slutar dagen före det nya tillträdet. Signeringen görs i appen. Signering med BankID kommer. PDF laddar ner avtalet, och Makulera stoppar ett avtal som inte har börjat gälla.

Avtalsmallar

Tryck på Avtalsmall under Köer. Fyll i Namn, Uppsägningstid (mån) och Text, och kryssa i vilka objekttyper mallen gäller. Fälten som fylls i automatiskt, som objekt, namn, avgift och tillträde, står under textrutan. Utan egen mall används en standardtext.

Nycklar och uppsägning av objektavtal

• Tryck på plusknappen vid Nycklar och taggar och fyll i Vad, Antal och Utlämnad. Hyresgästen kvitterar i appen. Tryck på Återlämnad när nyckeln kommer tillbaka.
• Säg upp kräver Uppsägningsdatum och en Motivering. Avtalet upphör vid slutet av månaden efter uppsägningstiden.

När slutdatumet har passerat blir avtalet Avslutat. Styrelsen aviseras om att objektet är ledigt och om nycklar saknas. Alla avtal finns under Avtal.

Läs mer i Garage, parkering och förråd och Bokningar och resurser.