Bokningar och resurser

Här bestämmer styrelsen vad som kan bokas och på vilka villkor. Du lägger upp tvättstugor, bastu, gästlägenhet och lokaler, godkänner bokningar och stänger av en resurs vid fel. De boende bokar under Boka, och andra boende ser bara att en tid är upptagen, aldrig vem som har bokat.

Styrelsen, förvaltaren och fastighetsskötaren hanterar bokningar. Debiteringen sköts av ordföranden, sekreteraren, föreningsadministratören eller förvaltaren.

Lägg upp en resurs

1. Välj Bokning och uthyrning › Bokningar i menyn.
2. Tryck på Resurs.
3. Fyll i Namn, Typ och Plats.
4. Välj under Bokas som hur resursen bokas, och fyll i fälten för det sättet (se tabellen).
5. Fyll i reglerna och eventuell avgift.
6. Tryck på Spara.

Reglerna gäller per lägenhet, så att flera i samma hushåll inte kan kringgå dem: - Boka dagar framåt: hur långt fram det går att boka. - Samtidiga per lägenhet: högst antal kommande bokningar. - Per vecka/månad och Period: högst antal bokningar per period. - Avbokning senast (timmar före): senare än så kan den boende inte avboka själv. - Städtid efter (minuter): tid efter bokningen som inte kan bokas. - Checka in inom (minuter): den som inte checkar in i tid förlorar bokningen. Tomt betyder ingen incheckning.

Avgift (kr) tas per bokning, timme eller dygn, och Deposition (kr) läggs till. Text i Villkor som godkänns vid bokning måste den boende godkänna innan bokningen görs. Ändrade villkor får en ny version, och varje bokning sparar vilken version som godkändes. Kryssa i Styrelsen godkänner bokningar om bokningen ska vara preliminär tills ni godkänt den, och Reservlista om boende ska kunna ställa sig i kö till upptagna pass.

Tryck på resursens namn i listan Resurser för att ändra den. Kryssa ur Aktiv för att dölja den för de boende.

Välj vem som får boka resursen

Från början får alla boende boka. Du kan begränsa en resurs till vissa hus, portar eller lägenheter, till exempel en tvättstuga som bara hör till en port. 1. Tryck på resursens namn i listan Resurser, eller på Resurs för en ny. 2. Välj under Vem får boka: Alla boende, Utvalda hus, Utvalda portar eller Utvalda lägenheter. 3. Markera i listan bredvid de hus, portar eller lägenheter som får boka. Håll ned Ctrl, eller Cmd på Mac, för att markera flera. Under listan står hur många du har valt. 4. Tryck på Spara.

Kolumnen Vem får boka i listan Resurser visar Alla eller hur många som är valda, till exempel "2 portar". En boende vars lägenhet inte är vald ser resursen men kan inte välja någon tid. Listorna hämtas från registret, så du behöver kunna se registret för att ändra valet.

Påminnelse före bokningen

De boende får en avisering innan bokningen börjar. 1. Öppna resursen i listan Resurser. 2. Fyll i Påminnelse (timmar före). Förvalet är 2 timmar. Högst 168 timmar, alltså en vecka. 3. Skriv 0 om ingen påminnelse ska skickas. 4. Tryck på Spara.

Ett gästrum kan till exempel få påminnelsen 24 timmar före, och en tvättstuga 1 timme före.

Kvotgrupper för flera resurser

Har föreningen två tvättstugor kan de dela på samma kvot. 1. Tryck på Kvotgrupp under Kvotgrupper. 2. Fyll i Namn, Samtidiga kommande per lägenhet och eventuellt Per period med Period. 3. Tryck på Spara. 4. Öppna varje resurs och välj gruppen under Kvotgrupp.

Då gäller gruppens regler i stället för resursens egna. Med Ta bort gruppen får resurserna tillbaka sin egen kvot.

Godkänn, avslå och avboka

Bokningar som väntar visas överst under Väntar på godkännande. - Godkänn bekräftar bokningen, och den boende aviseras. - Avslå kräver en motivering, som skickas till den boende.

Listan visar bokningar två veckor framåt. Byt period med pilarna. Med Avboka avbokar du en bokning med en motivering som skickas till den boende. Obetalda avgifter makuleras. Det som redan är markerat som betalt får en rad för återbetalning.

Flytta en bokning till en ny tid

Behöver bokningen flyttas, till exempel vid en reparation, kan du ge den en ny tid i stället för att avboka. 1. Leta upp bokningen i listan Bokningar och tryck på Flytta. 2. Välj den nya tiden. Fälten beror på hur resursen bokas, se tabellen nedan. 3. Skriv en Motivering. Den skickas till den boende. 4. Tryck på Flytta.

Bryter den nya tiden mot reglerna visas en varning innan något sparas. Det gäller till exempel om lägenheten redan har använt sin kvot, om lägenheten inte får boka resursen eller om tiden ligger längre fram än de boende själva kan boka. Du kan flytta ändå med Flytta ändå. Ändrar du tiden efter varningen kontrolleras den nya tiden på nytt. Valfri tid måste alltid ligga inom öppettiderna.

Den boende får en avisering om att bokningen är flyttad, med motiveringen. Kostnaden räknas om efter den nya tiden. Är den nya tiden redan bokad visas ett felmeddelande, och bokningen ligger kvar som förut.

Driftstopp och blockering

1. Tryck på Blockera / driftstopp.
2. Välj Resurs och Typ.
3. Skriv en Orsak och välj från och till.
4. Tryck på Spara.

Blockeringen syns i listan. Tryck på Häv för att öppna tiden igen.

Boka åt en boende

1. Tryck på Boka åt boende.
2. Välj Resurs och Boende.
3. Välj Datum. Fyll sedan i Pass nr för pass, Från kl och Till kl för valfri tid, eller Nätter för dygn.
4. Tryck på Spara.

Den boende aviseras om bokningen. Listan över boende kräver att du kan se personregistret.

Debiteringsunderlag för bokningar

Bokningar med avgift eller deposition ger rader under Bokning och uthyrning › Debitering. Där finns också månadsavgifter från avtal om garage, parkering och förråd. 1. Filtrera på status i listan överst. 2. Markera en rad med knapparna på raden, till exempel Betald eller Makulerad. 3. Tryck på Exportera CSV, välj Från och Till och tryck på Ladda ner. Filen är underlaget för avgiftsavierna. Makulerade rader tas inte med.

Betald bokning, genomförd vistelse och reglerad deposition är separata händelser. Betalning med kort i appen och koppling till passersystem kommer.

Skicka till ekonomisystemet Ekonomikoppling

Kopplingen till föreningens ekonomisystem kommer. Då skickar knappen Till ekonomisystemet underlagen direkt, och Betalstatus hämtar vad som är betalt. Tills dess exporterar du debiteringsunderlaget och lämnar det till förvaltaren.

Läs mer i Boka tvättstuga och Boka bastu, gästlägenhet och lokaler.