Avtal med leverantörer

Under Styrelsearbete › Avtal samlar styrelsen föreningens avtal, till exempel för städning, hiss, snöröjning och förvaltning. Appen räknar ut sista dagen att säga upp varje avtal och påminner i god tid. Då missar ni inte en uppsägning och låses inte in i en ny avtalsperiod. Förvaltaren kan arbeta med avtal på samma sätt som styrelsen.

Lägg in ett avtal

1. Välj Styrelsearbete › Avtal.
2. Tryck på Nytt avtal.
3. Skriv avtalets namn i Avtal.
4. Välj Leverantör och skriv Kontaktperson. Leverantören måste finnas i leverantörsregistret.
5. Fyll i Kategori, Kostnad (kr) och Period: per månad, per kvartal, per år eller engång.
6. Ange Start och Slut. Lämna Slut tom om avtalet gäller tills vidare.
7. Fyll i Uppsägningstid (mån). Förvalt är 3 månader.
8. Förlängs avtalet automatiskt skriver du med hur många månader i Förlängs automatiskt (mån, 0 = nej).
9. Välj Ansvarig och ange under Påminn dagar före hur tidigt påminnelsen ska komma. Förvalt är 60 dagar.
10. Bifoga avtalet under Avtalshandling och tryck på Spara.

Listan visar Avtal, Kostnad, Slut, Sista uppsägning, Status och Ansvarig. Med Ändra i avtalet uppdaterar du uppgifterna eller lägger till fler filer.

Sista uppsägningsdag och påminnelse

Sista uppsägningsdagen är slutdatumet minus uppsägningstiden. Ett avtal som slutar den 30 juni med tre månaders uppsägningstid måste alltså sägas upp senast den 30 mars.

Förlängs avtalet automatiskt och sista dagen har passerat, räknar appen fram nästa period. Avtalssidan visar då vilket slutdatum som gäller nu och hur länge avtalet förlängs.

Påminnelsen kommer det antal dagar före sista uppsägningsdagen som du har valt. Den går till den ansvarige och till hela styrelsen. Avtal med sista uppsägningsdag inom tre månader visas också under Avtal att bevaka i Styrelsens översikt.

Säg upp eller avsluta ett avtal

1. Öppna avtalet och tryck på Ändra.
2. Välj Status Uppsagt när ni har sagt upp avtalet, eller Avslutat när det har upphört.
3. Tryck på Spara.

När du väljer Uppsagt sparas dagens datum som uppsägningsdatum. Ett avtal som inte är Aktivt får inga fler påminnelser. Själva uppsägningen skickar du till leverantören som vanligt.

Koppla avtalet till en lokal eller ett projekt

1. Öppna avtalet.
2. Tryck på Koppla.
3. Välj under Till en gemensam lokal eller ett projekt.
4. Tryck på Koppla.

Kopplingarna syns i rutan Kopplingar på avtalet. Ett avtal kopplat till ett projekt syns också i projektets ruta Beslut och avtal.

Vad händer sedan

• Vid styrelsebyte visar Överlämning alla aktiva avtal med kommande uppsägningsdagar, och du kan flytta ansvaret till en ny ledamot. Läs mer i Överlämning till ny styrelse.
• Beslut om att teckna eller säga upp ett avtal tas på ett styrelsemöte och hamnar i beslutsregistret. Läs mer i Beslutsregister och uppföljning.

Läs mer i Arbetsorder och leverantörer.