Hemnavet hjälp · Ärenden och felanmälan
Ärendetyper och formulär
Bestäm vilka typer av ärenden de boende kan skicka in, med kategorier, egna fält, jourtext och ansvarig grupp.
Ärendetyperna styr vad de boende väljer under Vad gäller det? när de gör en ny anmälan. Varje typ har egna kategorier, egna fält och en ansvarig grupp. Så kommer ärendet till rätt person med rätt uppgifter från början.
Ärendetyperna ändras av ordföranden, sekreteraren eller föreningsadministratören, med tvåstegsverifiering.
Standardtyper för ärenden
Första gången ärenden används skapar Hemnavet de här typerna. Du kan ändra dem eller stänga av dem.
| Typ | Särskilt |
|---|---|
| Felanmälan | Kräver plats. Har kategorier som vatten och avlopp, el, hiss och tvättstuga, och en jourtext. |
| Fråga till styrelsen | Kategorier som avgift, renovering och andrahandsuthyrning. |
| Klagomål | Störningar, ordning och städning. |
| Förslag | Gården och gemensamma lokaler. |
| Ansökan | Kräver lägenhet. En allmän ansökan utan beslutsmall. |
| Internt ärende | Intern, syns bara för styrelsen. |
| Renoveringsansökan, Ansökan om andrahandsupplåtelse, Beställning av extra nyckel eller tagg | Ansökningar med eget formulär, giltighetstid och beslutsmall. |
Ärenden från föreningens hemsida får egna interna typer, Kontakt via webben och Mäklarbild. De skapas när de behövs.
Skapa en ärendetyp
- Välj Förvaltning › Ärendetyper i menyn.
- Tryck på Ny typ.
- Fyll i Kod, med a–z, siffror och understreck. Koden kan inte ändras senare.
- Fyll i Namn och en kort Beskrivning. Beskrivningen visas för den boende under typen.
- Skriv Kategorier, en per rad.
- Lägg till Extra fält om typen behöver fler uppgifter. Läs mer i Extra fält i formuläret.
- Välj Standardansvarig grupp: styrelsen, förvaltaren eller fastighetsskötaren.
- Kryssa i det som gäller: Kräver lägenhet, Kräver plats, Intern (bara styrelsen) och Aktiv.
- Tryck på Spara.
Med Ändra öppnar du en befintlig typ. Ordning bestämmer i vilken ordning typerna visas, med lägst tal först.
| Inställning | Vad händer |
|---|---|
| Kräver lägenhet | Den boende måste välja en av sina lägenheter. |
| Kräver plats | Den boende måste skriva en plats eller välja lägenhet. |
| Intern (bara styrelsen) | Typen syns inte för boende. Bara handläggare kan registrera sådana ärenden. |
| Aktiv | Ur-kryssad typ kan inte väljas för nya ärenden. Gamla ärenden finns kvar. |
| Standardansvarig grupp | Nya ärenden tilldelas gruppen, och gruppen aviseras. |
Jourtext vid akuta fel
Skriv föreningens jourkontakt under Jourtext. Texten visas i rött när den boende väljer felanmälan eller anger att det är akut. Den visas också i ärendet. En anmälan i appen larmar aldrig jouren. Skriv därför tydligt vilket nummer den boende ska ringa.
Extra fält i formuläret
Skriv ett fält per rad i Extra fält. Delarna skiljs åt med ett lodrätt streck:
etikett | typ | alternativ;alternativ | obligatorisk
- Typ är text, val, datum eller tal.
- Ett valfält behöver minst två alternativ, åtskilda med semikolon.
- Skriv ja sist om fältet måste fyllas i.
- En typ kan ha högst 20 extra fält.
Exempel för en felanmälan i tvättstugan:
Vilken maskin | val | Tvättmaskin 1;Tvättmaskin 2;Torktumlare | ja
Fälten visas i den boendes formulär och under ärendets beskrivning för handläggarna.
Fälten känns igen på sin etikett. När du ändrar ordning, alternativ eller om ett fält är obligatoriskt, finns svaren i äldre ärenden kvar. Byter du etiketten blir det ett nytt fält, och äldre ärenden visar då inte längre svaret under den nya etiketten. Byt därför helst inte etikett på ett fält i en typ som redan används.
Ansökningstyper med beslutsmall
De tre ansökningstyperna fungerar som andra ärendetyper, men handläggaren fattar ett beslut med villkor. - Giltighetstid: renovering och andrahandsupplåtelse gäller i tolv månader från beslutet. Extra nyckel har ingen giltighetstid. - Beslutsmall: förslaget till villkor som fylls i när handläggaren trycker på Fatta beslut. Handläggaren kan ändra texten i varje beslut. - Formulär: till exempel vad som ska göras och om stammar eller bärande väggar berörs, eller period och hyresgäst vid andrahandsupplåtelse.
Du kan byta namn, kategorier, fält och ansvarig grupp för ansökningstyperna under Ändra. Giltighetstid och beslutsmall följer med typerna och visas inte i formuläret.
Läs mer i Handlägga ärenden och Ansök om andrahand, renovering och annat.