Hemnavet hjälp · Ärenden och felanmälan
Arbetsorder och leverantörer
Lägg upp leverantörer, skicka en avgränsad arbetsorder från ett ärende, godkänn offert och granska det utförda arbetet.
Från ett ärende kan styrelsen skicka en arbetsorder till en leverantör, till exempel en rörmokare. Leverantören får en länk och svarar där, utan konto. Leverantören ser bara det ni skriver i arbetsordern, aldrig ärendets dialog eller den boendes uppgifter.
Styrelsen och förvaltaren lägger upp leverantörer och skapar arbetsorder. Själva beställningen görs av ordföranden, sekreteraren, föreningsadministratören eller förvaltaren.
Leverantörsregistret
- Välj Förvaltning › Leverantörer i menyn.
- Tryck på Ny leverantör.
- Fyll i Namn och de uppgifter du har: Org.nr (NNNNNN-NNNN), Kontaktperson, E-post, Telefon, Kategorier med komma emellan och en Anteckning.
- Tryck på Spara.
Arbetsordern skickas till leverantörens e-post. Med Ändra uppdaterar du uppgifterna. En leverantör tas inte bort. Kryssa i stället ur Aktiv, så visas den inte när ni skapar nya arbetsorder.
Skapa en arbetsorder
- Öppna ärendet under Ärenden.
- Tryck på plusknappen vid Arbetsorder.
- Välj Leverantör.
- Skriv under Vad ska göras? exakt det leverantören ska se. Skriv inga onödiga personuppgifter.
- Fyll i Plats, Kontakt på plats och en Kostnadsbedömning i kronor om ni har en.
- Tryck på Spara.
Arbetsordern sparas som utkast och skickas inte än. Plusknappen visas bara när det finns minst en aktiv leverantör.
Beställ arbetet
Beställningen är ett åtagande mot leverantören och är därför ett eget steg. 1. Tryck på Beställ vid arbetsordern. 2. Bekräfta med Beställ.
Leverantören får ett mejl med länken. Saknar leverantören e-post visas länken, så att du kan skicka den på annat sätt. Ärendet får statusen Väntar på leverantör. En beställd arbetsorder kan inte ändras. Behöver något ändras avbryter du den och skapar en ny.
Leverantörens sida för arbetsordern
Leverantören öppnar länken och ser föreningens namn, beskrivningen, platsen och kontakten. Under Uppdatera kan leverantören: - bekräfta att arbetsordern är mottagen - ange en planerad tid - rapportera arbetet som utfört, med en beskrivning av vad som gjorts - ange en offert i kronor - ladda upp bilder och underlag, högst 30 filer
Statusen kan bara ändras framåt. Styrelsen aviseras vid varje besked, och beskeden syns i ärendets historik. Länken gäller i 90 dagar och slutar fungera när arbetet är godkänt eller arbetsordern avbruten.
| Status | Betyder |
|---|---|
| Utkast | Sparad men inte beställd. |
| Beställd | Länken är skickad till leverantören. |
| Mottagen | Leverantören har bekräftat. |
| Planerad | Leverantören har angett en tid. |
| Utförd – granska | Leverantören rapporterar arbetet som klart. |
| Godkänd eller Underkänd | Styrelsen har granskat arbetet. |
| Avbruten | Arbetsordern gäller inte längre. |
Godkänn offert och granska arbetet
När leverantören har lämnat en offert visas Godkänn offert. Den knappen har samma personer som får beställa.
När arbetet är rapporterat som utfört: 1. Tryck på Granska. 2. Kryssa i Godkänt, eller kryssa ur rutan om arbetet inte är godkänt. 3. Skriv en Kommentar. Vid underkänt arbete är det kommentaren som leverantören ser. 4. Fyll i Faktisk kostnad i kronor. 5. Tryck på Spara granskning.
Underkänt arbete går tillbaka till Planerad, och leverantören kan rapportera igen via samma länk. Efter godkännande avslutar du ärendet själv. Med Avbryt stoppar du en arbetsorder som inte är godkänd, och länken slutar gälla.
Kostnader i arbetsordern
Vid varje arbetsorder står kostnadsbedömningen, offerten och den faktiska kostnaden. Då är det lätt att jämföra beställt och utfört.
Läs mer i Handlägga ärenden och Avtal med leverantörer.